Herstellerwechsel zu spät: Welche Risiken Kosmetikmarken auf sich nehmen, wenn sie zu lange warten
Herstellerwechsel zu spät: Welche Risiken Kosmetikmarken auf sich nehmen, wenn sie zu lange warten
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CEO & Founder bei Labtree GmbH
Ein Herstellerwechsel ist aufwändig, deshalb wird er oft zu lange aufgeschoben. Das Problem: Je später der Wechsel, desto höher das Risiko von Lieferstopps und Qualitätsverlusten. Wann ein Wechsel überfällig ist und wie er strukturiert läuft.
Das Thema kurz und kompakt
Wiederholte Qualitäts-, Liefer- oder Kommunikationsprobleme rechtfertigen einen Wechselprozess.
Zu spät = Lieferstopp, regulatorische Lücken, Qualitätsverschlechterung, Handelsschäden.
Strukturierter Wechsel dauert 3–6 Monate und läuft parallel zur bestehenden Produktion.
Wiederholte Qualitätsprobleme über mehrere Chargen: nicht einmalige Vorkommnisse, sondern Muster
Lieferverzögerungen häufen sich, ohne dass eine klare Ursache erkennbar ist
Kommunikation wird zunehmend reaktiv, Statusanfragen erhalten verspätete oder unklare Antworten
Dokumentation lückenhaft: bei regulatorischen Anfragen können Daten nicht oder verzögert bereitgestellt werden
Mangelnde Flexibilität bei Anpassungen oder Innovationen
Einzelne dieser Punkte sind kein Grund zum Wechsel. Wenn mehrere gleichzeitig auftreten, ist ein strukturierter Wechselprozess sinnvoller als weiter zu hoffen.
Frühe Anzeichen, die einen Wechsel rechtfertigen
Wiederholte Qualitätsprobleme über mehrere Chargen: nicht einmalige Vorkommnisse, sondern Muster
Lieferverzögerungen häufen sich, ohne dass eine klare Ursache erkennbar ist
Kommunikation wird zunehmend reaktiv, Statusanfragen erhalten verspätete oder unklare Antworten
Dokumentation lückenhaft: bei regulatorischen Anfragen können Daten nicht oder verzögert bereitgestellt werden
Mangelnde Flexibilität bei Anpassungen oder Innovationen
Einzelne dieser Punkte sind kein Grund zum Wechsel. Wenn mehrere gleichzeitig auftreten, ist ein strukturierter Wechselprozess sinnvoller als weiter zu hoffen.
Risiken, wenn der Wechsel zu spät kommt
1. Lieferstopp. Wenn der bestehende Hersteller ausfällt oder Lieferunfähigkeit eintritt, sitzt die Marke auf Bestellungen, die nicht bedient werden können. Im Handel führt das zu Listing-Sanktionen.
2. Regulatorische Lücken. Wenn Dokumentation fehlt oder lückenhaft ist, können Sicherheitsbewertungen oder PIF-Anfragen bei Audits nicht bedient werden, mit Risiko für die Marktzulassung.
3. Qualitätsverschlechterung. Wenn der Hersteller bereits Qualitätsprobleme zeigt, häufen sich Reklamationen und Retouren. Das beschädigt die Markenwahrnehmung dauerhaft.
4. Vertrauensschäden beim Handel. Handelsketten bewerten Lieferzuverlässigkeit. Wiederholte Probleme können zu Delisting führen, auch wenn die Ursache extern liegt.
Wie ein strukturierter Wechsel abläuft
Übernahme der Rezepturen. Vollständige Dokumentation der bestehenden Rezepturen, Inhaltsstoffe, Verfahren, Stabilitätsdaten. Bei mangelhafter Dokumentation muss der neue Hersteller die Rezeptur reverse-engineeren.
Regulatorische Übergabe. PIF, CPNP-Notifizierung und Sicherheitsbewertungen werden aktualisiert und auf den neuen Hersteller übertragen.
Produktionsaufnahme im Parallelbetrieb. Test-Chargen beim neuen Hersteller, während der alte noch liefert. Validierung gegen die bestehende Spezifikation.
Kontrollierte Lieferübergabe. Stufenweiser Übergang, kein Hard-Cut. Erste Chargen aus neuer Quelle parallel zu Restbeständen.
Vollständige Ablöse. Ehemaliger Hersteller wird ausgephased.
Gesamtdauer: typischerweise 3 bis 6 Monate, abhängig von Komplexität.
Worauf Marken beim neuen Hersteller achten sollten
Erfahrung mit Übernahmen: Hat der neue Hersteller eine strukturierte Methodik für Rezeptur-Übernahmen?
Eigene Entwicklungstiefe: Kann er bei lückenhafter Dokumentation die Rezeptur reverse-engineeren?
Eigene Rezepturbasis: Liegen Alternativ-Rezepturen vor, falls die bestehende nicht 1:1 übernehmbar ist?
Verzahnung mit Produktion: Wird die Skalierung von Anfang an mitgedacht, statt nach erfolgreicher Übernahme neu aufgesetzt?
Was Labtree als Übernahmepartner bietet
Labtree übernimmt regelmäßig Produktionen von anderen Herstellern. Drei Bausteine machen den Prozess strukturiert:
Eigenes Labor. Rezepturen können bei lückenhafter Dokumentation analytisch nachgebildet und stabilitätsgetestet werden.
Rezepturbasis als Fallback. Falls die bestehende Rezeptur nicht 1:1 übernehmbar ist, dient die eigene Rezepturbasis (über 1.000 Rezepturen) als Ausgangspunkt für eine vergleichbare Lösung.
Parallele Umsetzung. Regulatorische Übergabe, Test-Chargen und Lieferübergabe laufen parallel, nicht sequenziell.
Vertiefende Quellen: Rechtliche Grundlage für alle in der EU vertriebenen kosmetischen Produkte ist die EU-Kosmetikverordnung (EG) Nr. 1223/2009. Die gesundheitliche Bewertung von Inhaltsstoffen liegt in Deutschland beim Bundesinstitut für Risikobewertung (BfR). Brancheninformationen und Marktdaten veröffentlicht der Industrieverband Körperpflege- und Waschmittel (IKW).
Fazit
Ein Herstellerwechsel zum richtigen Zeitpunkt ist Risikomanagement, kein Eingeständnis von Versagen. Je früher die strukturellen Anzeichen erkannt werden, desto strukturierter kann der Wechsel ablaufen, und desto geringer das Risiko von Lieferstopps, regulatorischen Lücken und Handelsschäden.
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FAQ
Hat Labtree ein eigenes Labor?
Ja. Labtree verfügt über eigene Entwicklungskompetenz inklusive Labor. Dadurch können Rezepturen nicht nur ausgewählt, sondern gezielt entwickelt, getestet und angepasst werden. Zusätzlich können kleinere Test-Batches inhouse produziert werden, um Produkte früh real zu validieren und sicher in die Produktion zu überführen.
Wie lange dauert ein Herstellerwechsel in der Kosmetik?
Typisch 3 bis 6 Monate, abhängig von Anzahl der Produkte, Komplexität der Rezepturen und Vollständigkeit der Übernahmedokumentation. Bei lückenhafter Dokumentation kann sich die Phase verlängern, weil Rezepturen analytisch nachgebildet werden müssen.
Was passiert, wenn der bestehende Hersteller keine vollständige Dokumentation liefert?
Der neue Hersteller muss die Rezeptur analytisch reverse-engineeren, Inhaltsstoffe, Konzentrationen, Verfahren werden im Labor rekonstruiert. Das verlängert den Prozess, ist aber machbar bei ausreichender Laborkompetenz beim neuen Hersteller.
Können Produkte während des Wechsels weiter geliefert werden?
Idealerweise ja, im Parallelbetrieb. Der alte Hersteller liefert weiter, während der neue parallel die Produktion aufbaut. So entsteht kein Versorgungsbruch. Wenn der alte Hersteller bereits in Lieferunfähigkeit ist, ist das schwieriger.
Welche Rolle spielt die regulatorische Übergabe?
PIF, CPNP-Notifizierung und Sicherheitsbewertungen müssen auf den neuen Produktionsort und -prozess aktualisiert werden. Bei mangelhafter Dokumentation des alten Herstellers ist das oft der aufwändigste Teil des Wechsels.
Wie verhindere ich, dass ich diese Situation wieder erlebe?
Bei der Auswahl des neuen Herstellers gezielt prüfen: eigene Entwicklungstiefe, eigene Produktion, dokumentierte Prozesse, Erfahrung mit langfristigen Marken-Partnerschaften. Frühwarn-Indikatoren regelmäßig monitoren.
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